← Všetky články Vzdelávanie · Článok

Desať pravidiel, ktoré si pýtajte od každého dodávateľa

Na tieto veci sa všetci spoliehajú a nikto ich neoverí. Desať pravidiel pre každý nákup softvéru, od eshopu po účtovníctvo. Pri každom aj otázka, ktorú položte dodávateľovi.

Tieto pravidlá sa opakujú pri každom nákupe softvéru bez ohľadu na veľkosť firmy. Dodávateľ ich pozná. Len ich z vlastnej vôle nenavrhne, lebo mu komplikujú život. Pýtajte si ich vy. Pri každom je otázka, ktorú stačí položiť.

1. Smer určujete vy, nie dodávateľ

Dodávateľ dodáva riešenie. Čo má firma mať a prečo, to určujete vy. Keď to necháte na neho, podpisujete cudzie rozhodnutia a platíte za ne. Nemusíte rozumieť technike. Musíte vedieť, čo od nej chcete.

• Otázka pre dodávateľa. „Čo z vášho návrhu ste si overili u nás vo firme a čo predpokladáte?"

2. Projekt sa vyhrá alebo prehrá v zadaní

Čo nie je v zadaní, to sa neskôr ťažko vymáha. Zadanie je najlacnejšie miesto, kde sa dá kúpiť kvalita. Jedna strana s požiadavkami ušetrí mesiace dohadovania o tom, čo „bolo myslené".

• Otázka pre dodávateľa. „Môžete mi ukázať, kde v ponuke je každá vec z nášho zadania?"

3. Zadanie hovorí čo, dodávateľ musí povedať ako

Vaše zadanie opíše potrebu. Dodávateľ musí ukázať, ako ju jeho riešenie naplní. Nie zoznamom funkcií. Opisom toho, ako to bude u vás fungovať. Ponuka so zopakovaným zadaním a cenou nie je návrh riešenia.

• Otázka pre dodávateľa. „Ako presne bude u nás prebiehať toto a toto? Ukážte mi to na našom príklade."

4. Vlastný systém musíte vedieť prevádzkovať bez dodávateľa

Keď vám niekto stavia systém na mieru, beží u vás. Zdrojové kódy, nastavenia a postup obnovy patria do vašich rúk. Inak ste nekúpili systém, ale predplatné na dodávateľa.

• Otázka pre dodávateľa. „Keď zajtra skončíte, kto a ako náš systém spustí znova?"

5. Pri prenajatom softvéri platíte predplatné, nie závislosť

Pri mesačne prenajímanom softvéri je predplatné v poriadku. Podmienkou je možnosť odísť. Dáta aj nastavenia musia byť prenositeľné a riešenie vymeniteľné.

• Otázka pre dodávateľa. „Ako dostanem svoje dáta von a v akom formáte?"

6. Cesta von sa dohaduje pri podpise

Závislosť bez cesty von je drahšia než licencia. Pri vlastnom aj pri prenajatom systéme potrebujete vedieť, ako ho vymeníte a čo sa pri tom exportuje. Pri podpise máte čím vyjednávať. Pri rozchode už nie.

• Otázka pre dodávateľa. „Čo bude v zmluve o tom, ako od vás odídeme?"

7. Systémy si dáta podávajú cez dohodnuté dvere

Keď sa dva systémy prepájajú, majú si dáta vymieňať cez dohodnuté rozhranie. Dodávateľ eshopu nesmie čítať priamo z databázy skladu, lebo pri najbližšej zmene skladu sa eshop rozbije a nikto nebude vedieť prečo. Prepojenie musí mať popis a musí byť jasné, čo sa stane pri chybe.

• Otázka pre dodávateľa. „Ako presne si budú systémy posielať dáta a čo sa stane, keď jeden z nich vymeníme?"

8. Každý údaj má jedného vlastníka

Pre každý údaj musí byť jasné, ktorý systém je zdroj pravdy. Zákazník, cena alebo stav skladu. Kópie sú v poriadku, ak sú riadené. Dva zdroje pravdy znamenajú žiadny.

• Otázka pre dodávateľa. „Keď sa stav skladu v dvoch systémoch líši, ktorý platí a kto to opraví?"

9. AI navrhuje, rozhodujú pravidlá

Umelá inteligencia a štatistika pomáhajú pravidlá objavovať a navrhovať. V prevádzke chcete rozhodnutia, ktoré sa dajú zopakovať a vysvetliť. Zákazníkovi, účtovníčke aj kontrole.

• Otázka pre dodávateľa. „Keď sa systém rozhodne takto, viete mi vysvetliť prečo?"

10. Dokument je nástroj na rozhodovanie, nie dôkaz práce

Hodnota analýzy alebo návrhu je v rozhodnutiach, ktoré podporí. Nie v počte strán. Dvesto strán bez jediného rozhodnutia nie sú výstup. Sú to len dvesto strán.

• Otázka pre dodávateľa. „Aké tri rozhodnutia mám po prečítaní tohto dokumentu urobiť?"

Ako s tým naložiť

Nemusíte si pamätať všetkých desať. Stačí, keď pri najbližšej ponuke položíte tri z týchto otázok. Dobrý dodávateľ na ne odpovie rád, lebo mu uľahčujú prácu. Kto sa im vyhýba, ten vám práve povedal to najdôležitejšie.

Tie otázky môžem za vás položiť ja. Napíšte mi, prvé dve hodiny sú zadarmo.