← Všetky články Vzdelávanie · Diel 02

Skryté náklady IT, alebo prečo vás softvér stojí trikrát viac než na faktúre

Cenovka softvéru je len prvá splátka. Rozoberáme štyri skryté náklady IT (rozbeh, prepojenia, ľudia, prevádzka) a päť otázok, ktoré položte dodávateľovi ešte pred podpisom.

Video k tomuto článku pripravujem. Keď bude hotové, objaví sa priamo tu.

Kúpili ste do firmy softvér za desaťtisíc eur. Cena sedela do rozpočtu, zmluva je podpísaná a všetci sú spokojní. A o rok pri pohľade do nákladov zistíte, že vás ten systém v skutočnosti stál tridsaťtisíc. Nikto vás neoklamal. Len vám nikto nepovedal celú cenu. A vy ste sa nepýtali, lebo ste o nej nevedeli.

Skryté náklady IT sú jedno z najčastejších miest, kde firmám nekontrolovane preteká rozpočet. Dá sa to zvládnuť. Stačí vedieť, kde tie peniaze hľadať. A pýtať sa pri nákupe iné otázky.

Softvér je ako firemné auto

Predstavte si, že kupujete firemné auto za dvadsaťtisíc. Ani na sekundu vám nenapadne, že tým to končí. Automaticky rátate s naftou, poistkou, servisom, pneumatikami a diaľničnou známkou. Každý manažér vie, že auto nestojí peniaze raz. Stojí ich každý mesiac. Keby vám predajca sľúbil tri roky jazdy bez ďalšej koruny, hneď viete svoje.

Pri softvéri firmy presne toto bežne zabudnú. Pozrú sa na cenovku, zmestí sa do rozpočtu a podpíšu. A potom začnú chodiť účty, s ktorými nikto nerátal. Presne tie účty, ktoré pri aute čakáte úplne samozrejme.

Rozdiel je jediný. Pri aute tie ďalšie náklady vidíte. Tankujete každý týždeň a servis vám pošle faktúru. Pri softvéri sú schované. Roztrúsené po firme a skryté v platoch vašich vlastných ľudí. Preto sa im hovorí skryté náklady. A práve preto sa dajú tak ľahko prehliadnuť.

Štyri miesta, kde peniaze reálne miznú

1. Rozbeh

Softvér málokedy funguje hneď po zaplatení. Niekto ho musí nasadiť, naplniť vašimi dátami a nastaviť práva pre oddelenia. A ohnúť ho podľa toho, ako reálne pracujete. V ponuke vidíte veľkú, tučnú cenu licencie. Cena za nasadenie býva schovaná v riadku „implementácia podľa rozsahu". Alebo tam nie je vôbec. A práve tento riadok býva často drahší ako samotná licencia. Nie je nezvyčajné, že licencia stojí desaťtisíc a implementácia dvadsaťpäť.

Pozor aj na úsporu typu „nasadíme si to sami". Niekedy to vyjde. Častejšie na tom váš vlastný človek strávi tri mesiace a medzitým nerobí svoju prácu. Tento náklad nikto do ceny softvéru nezaráta.

2. Prepojenia

Nový systém nežije na ostrove. Potrebuje sa rozprávať s tými, ktoré už máte. So skladom a účtovníctvom. S eshopom a dochádzkou. Dva programy sa medzi sebou rozprávajú cez API. Venujem mu samostatný článok. Ak systém poriadne API nemá, každé prepojenie sa zmení na drahú zákazkovú robotu. To isté platí, keď si zaň dodávateľ pýta peniaze navyše.

A keď sa prepojenie neurobí vôbec, príde ten najdrahší scenár. Niekto to bude lepiť ručne. Predstavte si účtovníčku, ktorá každé ráno hodinu prepisuje objednávky z jedného systému do druhého. Hodina denne je dvadsať hodín mesačne. Teda šesť pracovných týždňov jedného človeka každý rok, navždy. Tento náklad sa nikdy neobjaví ako cena softvéru, lebo je to plat a nie faktúra. Nikto ho nespočíta dokopy. Ale je to reálna diera v rozpočte, ktorú ten softvér vyrobil.

3. Ľudia

Vaši ľudia sa musia nový systém naučiť. Je to ako vodič malého auta, ktorý prvýkrát sadá za volant veľkej dodávky. Chvíľu je pomalý a opatrný.

Školenia niečo stoja, to je viditeľná časť. Väčší náklad je neviditeľný. Prvé týždne a niekedy mesiace pracuje celý tím pomalšie. Robí chyby, hľadá a volá na podporu. Produktivita spadne a pomaly sa zdvíha. Tomuto poklesu sa nedá vyhnúť, dá sa len naplánovať. Kto s ním neráta, zažije šok. V prvom kvartáli po nasadení mu klesnú výkony a hľadá vinníka. Pritom to nie je chyba. Je to cena každej zmeny.

A je tu tichšia vrstva. Jeden človek ovládne systém najlepšie a stane sa nenahraditeľným. Keď odíde, polovica vedomostí o systéme odíde s ním. Aj to je náklad. Len ho zaplatíte až o dva roky.

4. Prevádzka a zmeny

Toto je nafta, poistka a servis dokopy. Náklad, ktorý beží po celý čas používania softvéru. Licencie rastú s počtom ľudí. Keď rastie firma, rastie aj účet. Ročná podpora a údržba býva pätnásť až dvadsať percent z ceny licencie ročne. Po piatich rokoch ste tak za podporu zaplatili takmer druhýkrát toľko, čo za samotný softvér. K tomu aktualizácie, bez ktorých systém časom prestane byť bezpečný.

A napokon zmeny. Softvér nie je socha, ktorú postavíte a odídete. Vaša firma sa mení. Pribúdajú produkty, menia sa zákony a systém treba upravovať. Každá úprava je malá zákazka. A aj drobná zmena vie stáť prekvapivo veľa.

Modelový príklad

Nemusí to byť skutočná firma, ale pokojne môže byť vaša. Stredne veľká firma si kúpi skladový systém. Cena licencie sedí do rozpočtu na korunu. Po roku si to konečne niekto spočíta. Licencia je necelá pätina toho, čo systém reálne stál. Najväčšou položkou nie je softvér. Je to chýbajúce prepojenie na účtovníctvo. Nedá sa urobiť poriadne, lebo systém nemá normálne API. Dve účtovníčky preto každý deň prepisujú dáta ručne. Ich čas za rok vyjde drahšie než celá licencia. Nikoho to nenapadne spočítať skôr, lebo náklad je rozdrobený v dvoch výplatách. Stačí jediná otázka pri nákupe a celý rok vyzerá inak.

Päť otázok pred podpisom

Zmeňte jednu vec v myslení. Pri nákupe softvéru sa nepýtajte, koľko stojí. Pýtajte sa, koľko ma bude stáť za tri roky. Tomu sa hovorí celkové náklady vlastníctva a je to jediná cena, ktorá vás má naozaj zaujímať. Cenovka je len prvá splátka.

A pred podpisom položte dodávateľovi týchto päť otázok:

1. Koľko stojí nasadenie a prispôsobenie na naše procesy? Je to v cene, alebo osobitne?
2. Má systém API a koľko bude stáť prepojenie s našimi existujúcimi systémami (sklad, účtovníctvo, eshop)?
3. Ako porastú licencie a poplatky, keď priberieme ľudí alebo pobočku?
4. Koľko stojí ročná podpora a aktualizácie a čo presne za ne dostanem?
5. Koľko ma bude stáť odchod a ako dostanem svoje dáta von?

Tá piata je test charakteru celého vzťahu. Dobrý dodávateľ vám na rovinu povie, ako odídete a v akom formáte dostanete dáta. Ráta s tým, že si vás udrží kvalitou. Iný sa začne krútiť. Práve ste zistili, že s vaším odchodom neráta nikdy. A podľa toho sa časom budú správať aj jeho ceny. Vaše dáta majú byť vždy vaše a von majú vedieť odísť po vašich.

Záver

Cenovka softvéru je ako cenovka auta. Iba začiatok. Skutočná cena sú štyri veci. Rozbeh, prepojenia, ľudia a prevádzka so zmenami. Nepýtajte sa na faktúru, pýtajte sa na tri roky. A tú otázku o odchode si nechajte na koniec, veľa napovie.

Riešite nákup nového systému a chcete si celkové náklady spočítať skôr, než podpíšete? Presne pri takýchto rozhodnutiach pomáham firmám. Ozvite sa na kulichova.vip.