← Všetky situácie Spoznávate sa? · Prepojenie systémov

Eshop, sklad a účtovníctvo si nerozumejú

Tri systémy a tri verzie pravdy. Medzi nimi človek, ktorý ich každý týždeň ručne zlaďuje. Prepojenie býva lacnejšie než ďalší rok prepisovania.

Ako to u vás vyzerá

• Objednávka z eshopu sa prepisuje do skladu a potom ešte raz do faktúry.
• Stav skladu na webe nesedí s tým, čo je na regáli. Zákazník kúpi niečo, čo nemáte.
• Účtovníčka dostáva podklady v tabuľke a každý mesiac v nich niečo opravuje.
• Koľko ste minulý mesiac predali? Podľa toho, koho sa spýtate.
• Každý systém dodal niekto iný a nikto z nich nechce riešiť ten druhý.

Čo za tým býva

Predstavte si firmu, ktorá predáva cez eshop a má aj kamennú predajňu. Eshop dodala agentúra. Sklad beží v programe, ktorý firma kúpila pred piatimi rokmi. Účtovníctvo robí externá kancelária vo svojom systéme. Každý z tých troch systémov funguje. Len si navzájom nič nepovedia.

Tak medzi nimi vznikne človek. Prepisuje objednávky, opravuje stavy a posiela tabuľky. Kým je objednávok dvadsať denne, zvládne to. Pri stovke už nie. Chyby sa množia a ľudia prestanú veriť číslam v systémoch. Začnú si viesť vlastné tabuľky. A firma má namiesto troch systémov šesť.

Prepojenie nie je zázrak. Väčšina dnešných systémov vie dáta posielať aj prijímať, ak ich o to niekto požiada správnym spôsobom. Problém býva inde. Nikto vo firme nevie, čo presne si majú systémy posielať a v akom poradí. Ani čo má platiť, keď sa údaje líšia. To treba rozhodnúť skôr, než sa ktokoľvek dotkne techniky.

Ako to riešim

1. Zmapujem, ktoré systémy máte a kto za ne zodpovedá. Agentúra, dodávateľ skladu, účtovná kancelária.
2. S vami rozhodnem, ktorý systém je pre ktorý údaj ten pravý. Jedno miesto pre objednávky, jedno pre sklad a jedno pre faktúry.
3. Zistím, čo každý systém vie a čo prepojenie bude stáť. Niekedy stačí nastavenie, ktoré už máte zaplatené. Niekedy treba malý kus programu medzi nimi.
4. Napíšem zadanie pre dodávateľa a skontrolujem, čo dodal. Vrátane toho, čo sa stane pri výmene jedného zo systémov.

Čo dostanete

• Jasné rozhodnutie, ktorý údaj kde vzniká a kam sa posiela.
• Zadanie pre dodávateľa v reči, ktorej rozumiete vy aj on.
• Prepojenie, ktoré je zdokumentované. Nie kúsok kódu, o ktorom vie jeden človek.
• Rovnaké čísla v eshope, v sklade aj v účtovníctve.

Koľko to zvyčajne trvá a stojí

Prvé stretnutie je zadarmo. Zmapovanie systémov a rozhodnutie o prepojení sú zvyčajne štyri až osem hodín. Samotné prepojenie robí dodávateľ alebo ho pri menšom rozsahu postavím sama. Cenu poviem vopred a neprekročím ju bez vášho súhlasu. Sadzba a formy spolupráce sú v sekcii Koľko to stojí.

Čo si prečítať

• Čo je to API a prečo to počujete na každej porade
• Skryté náklady IT