← Všetky situácie Spoznávate sa? · Procesy a automatizácia

Všetko vo firme ide cez vás a nemáte čas

Schvaľujete, kontrolujete a prepisujete. Nikto iný to nevie. Firma rastie a váš deň nie. Časť z toho môže robiť systém a časť ľudia s jasným postupom.

Ako to u vás vyzerá

• Každá objednávka, faktúra alebo ponuka prejde cez vás. Aspoň na kontrolu.
• Keď ste na dovolenke, kopia sa veci „na vás".
• Ľudia sa vás pýtajú na to isté každý týždeň, lebo postup je len vo vašej hlave.
• Večer dorábate to, na čo cez deň nebol čas.
• Chceli by ste firmu posunúť ďalej. Nemáte na to ani hodinu.

Čo za tým býva

Predstavte si firmu so službami pre stálych zákazníkov. Pätnásť ľudí v teréne, majiteľka v kancelárii. Plánuje, objednáva a fakturuje. Rieši reklamácie a kontroluje výkazy. Všetko to vie najlepšie, tak to robí. Firma rastie a s ňou rastie len jedna vec. Jej pracovný deň.

Majiteľ zvyčajne nie je úzke miesto preto, že by nechcel odovzdávať. Je ním preto, že nemá čo odovzdať. Postup nie je nikde spísaný a systém ho nepodporuje. Kontrolovať sa musí ručne, lebo chyby inak nevidno. Delegovať sa dá len to, čo má pravidlá. A pravidlá vzniknú až vtedy, keď si niekto sadne a spíše dnešný postup.

Dobrá správa. Veľká časť práce majiteľa sú opakované rozhodnutia. Keď je faktúra pod určitou sumou, schváli ju. Keď výkaz sedí s plánom, pustí ho ďalej. Také rozhodnutia vie urobiť systém alebo človek s jasným pravidlom. Majiteľovi majú ostať tie, ktoré pravidlo nemajú.

Ako to riešim

1. Prejdem s vami jeden týždeň vašej práce. Čo cez vás prechádza, ako často a prečo to musíte byť vy.
2. Rozdelím to na tri kôpky. Čo môže robiť systém sám. Čo môže robiť niekto iný podľa postupu. Čo má naozaj ostať na vás.
3. Pre prvé dve kôpky navrhnem najmenšiu zmenu. Nastavenie v systéme, ktorý už máte. Malá automatizácia. Alebo postup na jednu stranu pre človeka, ktorý to prevezme.
4. Pomôžem to zaviesť a po mesiaci sa pozrieme, čo z toho naozaj drží.

Čo dostanete

• Prehľad, čo všetko ide cez vás a čo z toho musí.
• Dva až tri postupy, podľa ktorých to prevezmú ľudia.
• Jednu až dve automatizácie, ktoré uberú najviac času.
• Čas. Každý týždeň, nie jednorazovo.

Koľko to zvyčajne trvá a stojí

Prvé stretnutie je zadarmo. Prehľad a návrh zmien sú zvyčajne šesť až desať hodín. Automatizáciu postavím sama alebo ju zadám podľa rozsahu, cenu poviem vopred. Sadzba a formy spolupráce sú v sekcii Koľko to stojí.

Čo si prečítať

• Prečo za jednoduchú vec platíte v IT ako za raketu
• Skryté náklady IT