← Všetky situácie Spoznávate sa? · Procesy a automatizácia

Ľudia prepisujú ručne, čo by mal robiť systém

Každý mesiac sa vo firme stratí pár dní práce na prepisovaní čísel z jedného miesta na druhé. Dá sa to zastaviť aj bez nového systému.

Ako to u vás vyzerá

• Výkazy pre zákazníkov skladá niekto ručne z tabuliek a z toho, čo nájde v systéme.
• To isté sa zadáva dvakrát. Do objednávok a potom znova do faktúr alebo do dochádzky.
• Na konci mesiaca má jeden človek dva dni práce navyše a všetci čakajú na neho.
• Čísla v reportoch občas nesedia a nikto nevie, ktorá verzia je tá správna.
• Keď ten človek ochorie, výkazy nebudú.

Čo za tým býva

Predstavte si firmu, ktorá poskytuje služby dvadsiatim stálym zákazníkom. Napríklad upratovanie alebo údržbu. Každému mesačne posiela výkaz, čo sa kde robilo a koľko to stálo. Manažérka ho skladá ručne. Z plánovania, z dochádzky a z vlastnej tabuľky. Dva dni mesačne. Nie preto, že by firma nemala systém. Systém má. Nikto ho však nenastavil tak, aby výkaz vedel vyrobiť sám.

Toto nie je problém softvéru. Je to problém procesu, ktorý vznikol za pochodu. Keď firma mala päť zákazníkov, prepísať čísla trvalo hodinu. Pri dvadsiatich sú to dva dni a chyba v každom treťom výkaze. Najhoršie na tom je, že to nikto nevidí ako problém. Je to „tak, ako to robíme".

Ako to riešim

1. Pýtam sa, ako to robíte dnes. Krok za krokom s človekom, ktorý to robí. Nie podľa popisu, ktorý má firma niekde napísaný.
2. Nájdem, odkiaľ sa dá každé číslo zobrať automaticky. Väčšinou už v systéme je, len ho nikto nevyťahuje.
3. Navrhnem najmenšiu zmenu, ktorá problém odstráni. Niekedy je to nastavenie v systéme, ktorý už máte. Niekedy malá aplikácia, ktorá výkaz vyrobí jedným kliknutím. Nový systém je až posledná možnosť.
4. Spravím to alebo zadám. Malú aplikáciu postavím sama. Väčšiu zmenu zadám dodávateľovi a skontrolujem, čo dodal.

Čo dostanete

• Výkaz alebo report, ktorý sa vyrobí sám z dát vo vašom systéme.
• Opísaný postup, aby ho vedel spustiť ktokoľvek vo firme.
• Zoznam ďalších miest, kde sa vo firme prepisuje ručne. Zoradený podľa toho, koľko času žerú.

Koľko to zvyčajne trvá a stojí

Prvé stretnutie je zadarmo. Zmapovanie jedného procesu a návrh riešenia sú zvyčajne štyri až osem hodín. Malá aplikácia na mieru podľa rozsahu. Cenu poviem vopred a neprekročím ju bez vášho súhlasu. Sadzba a formy spolupráce sú v sekcii Koľko to stojí.

Čo si prečítať

• Skryté náklady IT
• Prečo za jednoduchú vec platíte v IT ako za raketu