← Všetky situácie Spoznávate sa? · Výber softvéru a dodávateľa

Vyberáte nový systém a každý dodávateľ tvrdí, že ten jeho je najlepší

Tri ponuky a tri rôzne ceny. Ani jedna sa nedá porovnať s druhou. Výber systému sa nevyhráva pri prezentácii dodávateľa. Vyhráva sa v zadaní.

Ako to u vás vyzerá

• Potrebujete nový účtovný, skladový alebo zákaznícky systém. Starý už nestačí alebo ho dodávateľ prestal rozvíjať.
• Každý dodávateľ ukázal peknú prezentáciu a každý tvrdí, že jeho systém vie všetko.
• Ponuky majú rôznu štruktúru. Jedna má licenciu, druhá mesačný poplatok a tretia „implementáciu podľa rozsahu".
• Nikto vám nepovedal, koľko to bude stáť za tri roky. Ani čo sa stane, keď budete chcieť odísť.
• Rozhodnutie odkladáte zo strachu, že vyberiete zle. A medzitým platíte za starý systém a za ručnú prácu okolo neho.

Čo za tým býva

Predstavte si výrobnú firmu s päťdesiatimi ľuďmi, ktorá vyberá nový systém na zákazky a sklad. Majiteľ pozve troch dodávateľov. Každý sa pýta, čo firma potrebuje. Majiteľ odpovedá z hlavy. Každému trochu inak. Dodávatelia potom naceňujú tri rôzne veci. Ponuky sa nedajú porovnať, lebo zadanie vzniklo v troch rozhovoroch namiesto na jednom papieri.

Druhý problém je cena. Na ponuke je cena licencie alebo mesačný poplatok. Nie je tam nasadenie, prenos dát zo starého systému ani zaškolenie ľudí. Ani úpravy, ktoré budete potrebovať o rok. Ani to, koľko stojí odchod. Dodávateľ to nezamlčal zo zlého úmyslu. Len sa na to nikto nepýtal.

Tretí problém je najdrahší. Firma kúpi systém podľa toho, čo pekne vyzerá na prezentácii. Potom zistí, že jej postupy nesedia so systémom. A začne ohýbať buď firmu, alebo systém. Obe cesty stoja peniaze.

Ako to riešim

1. Spíšem, čo firma naozaj potrebuje. Prejdem s vami a s ľuďmi, ktorí budú systém používať. Čo dnes robia a čo ich zdržuje. Z toho vznikne zadanie na dve až tri strany v reči, ktorej rozumiete vy aj dodávateľ.
2. To isté zadanie dostane každý dodávateľ. Ponuky sa tak dajú porovnať položku po položke.
3. Spočítam celkovú cenu na tri roky. Licencie a nasadenie, prenos dát a školenie, úpravy a prevádzka. A pýtam sa na cestu von. Ako dostanete svoje dáta späť, keď budete chcieť odísť.
4. Pomôžem so zmluvou. Čo musí byť v nej, aby ste neplatili za každú drobnosť a aby sa dalo odísť.

Čo dostanete

• Zadanie, ktoré sa dá poslať dodávateľom a podľa ktorého sa dá rozhodovať.
• Porovnanie ponúk vrátane celkovej ceny na tri roky.
• Odporúčanie, ktorý systém vybrať a prečo. Aj s tým, čo vám na ňom bude prekážať.
• Zoznam vecí, ktoré musia byť v zmluve.

Koľko to zvyčajne trvá a stojí

Prvé stretnutie je zadarmo. Zadanie a porovnanie ponúk sú zvyčajne osem až šestnásť hodín podľa toho, koľko ľudí so systémom pracuje. Pri väčšom výbere sa dohodneme na pevnej cene vopred. Sadzba a formy spolupráce sú v sekcii Koľko to stojí.

Čo si prečítať

• Skryté náklady IT
• Buzzwordy z IT porád po ľudsky
• Cloud alebo vlastný server?